Cómo dar seguimiento a los contactos que conseguiste en una expo

La respuesta corta

El seguimiento de una expo se decide antes de que empiece. Define quién atiende y quién da seguimiento, captura cada contacto en el momento con una nota de contexto y el nombre de quien lo atendió, y escribe en las primeras 24 a 48 horas, mientras todavía se acuerdan de ti.

¿Por qué se pierden los contactos de una expo?

No se pierden en el stand. Se pierden después.

• Termina el evento con una pila de tarjetas de papel sin contexto.
• Nadie recuerda quién atendió a quién ni qué le interesaba.
• Algunos contactos son fotos de gafetes en el celular de alguien.
• Al regresar, la operación del día a día absorbe al equipo. El seguimiento se pospone una semana. Luego dos.

Cuando por fin se escribe, el prospecto ya habló con otros diez expositores.

¿Qué preparar antes de la expo?

1. Una meta clara. Cuántos contactos y de qué tipo. No es lo mismo un distribuidor que un cliente final.
2. Quién atiende y quién da seguimiento. Pueden ser personas distintas. Lo importante es que el seguimiento tenga dueño desde antes.
3. Cómo se captura. Decide un solo método para todo el equipo. Si cada quien usa el suyo, terminas con tres listas incompletas.
4. Las herramientas en mano antes del evento. Tarjetas, perfiles y sistema listos y probados. Resolverlo el día del montaje no funciona.
5. Una clasificación simple. Caliente, tibio y frío. Con eso decides a quién llamas primero.
6. El primer mensaje redactado. Si ya está escrito, se manda. Si hay que escribirlo, se pospone.

¿Cómo capturar contactos durante la expo sin perderlos?

• Captura en el momento. "Le mando la información" sin registrar el contacto es un contacto perdido.
• Agrega contexto. Qué le interesó, de qué empresa viene, qué quedó pendiente. Una línea basta.
• Registra quién lo atendió. Para que el seguimiento suene a continuación y no a llamada en frío.
• Clasifícalo ahí mismo. Caliente, tibio o frío.

¿Qué método de captura conviene?

¿Qué hacer en las primeras 48 horas?

Escribe a los contactos calientes el mismo día o al siguiente. Un mensaje corto, personal y con contexto:

Hola, Mariana. Soy Daniel, platicamos ayer en el stand sobre el servicio de mantenimiento para tus tres sucursales. Te comparto la información que te prometí. ¿Te parece si lo vemos en una llamada de 15 minutos esta semana?

Lo que funciona:

• Mencionar algo concreto de la conversación.
• Mandar lo que prometiste, no un catálogo genérico.
• Proponer un siguiente paso concreto.

¿Y después de la primera semana?

Una cadencia sencilla:

• Día 1 o 2: primer mensaje con lo prometido.
• Día 7: segundo contacto si no hubo respuesta. Breve.
• Día 30: un tercer contacto con algo útil, no solo "¿pudiste revisar?".

Después de eso, el contacto pasa a seguimiento normal. Lo importante es que todo quede registrado en el mismo sistema para que cualquiera del equipo sepa en qué punto va.

Cómo lo hace un equipo con Bigglietto Business

Cada persona del stand lleva su tarjeta NFC de acero inoxidable. El visitante acerca su celular, ve el perfil y deja su nombre y teléfono. El contacto entra al CRM compartido de la empresa con el nombre de quien lo atendió. Al terminar la expo, la lista ya está completa y el seguimiento empieza desde ahí.

La condición es tenerlas antes del evento. Más detalles en Bigglietto Business.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo dar seguimiento después de una expo?

A los contactos calientes, el mismo día o al siguiente. Al resto, dentro de la primera semana.

¿Qué escribo en el primer mensaje?

Tu nombre, dónde se conocieron, algo concreto de la conversación, lo que prometiste mandar y un siguiente paso.

¿Cómo evito que se pierdan las tarjetas de papel?

Captura cada contacto en un sistema en el momento en que lo recibes, con contexto. Si no lo haces ahí, depende de que alguien lo capture después.

¿Cómo sé qué vendedor atendió a cada contacto?

Usa un método de captura que lo registre automáticamente. Con Bigglietto Business, cada contacto queda vinculado a la tarjeta de quien lo atendió.